Immer mit der Ruhe – So planen Sie Ihre Zeit am besten
Wir alle kennen das. Gerade eben hat der Wecker geklingelt und schon ist der Tag schon wieder geschafft. Wer ebenfalls das Gefühl hat, in seiner zur Verfügung stehenden Zeit einfach zu wenig zu schaffen, muss vielleicht nicht einfach nur mehr arbeiten, sondern stattdessen seine Zeit besser managen. Wie das klappt und mit welchen Tricks Sie in ein erfolgreiches Zeitmanagement starten, verrät dieser Beitrag.
1. Ein Überblick ist wichtig
Ein gutes Zeitmanagement gelingt nur, wenn auch die Organisation stimmt. Sie sollten daher immer darüber im Bilde sein,
- welche Aufgaben genau fällig sind
- wann diese Aufgaben fertig sein sollten
- wie lange die Aufgaben in der Regel dauern
- ob Aufgaben dringend, wichtig oder vielleicht eher unwichtig sind
Anhand dieser Kriterien lässt sich ein perfekter Plan erstellen, den Sie abarbeiten. Wichtig ist es, dass Sie wirklich jedes kleine Detail aufschreiben, um Ihren Kopf zu leeren und fokussierter zu arbeiten. Nur mit einem leeren Kopf und einer guten Planung lassen sich Aufgaben in kürzester und damit auch effizientester Zeit bewältigen.
2. Struktur verschaffen
Sobald der Überblick steht, geht es nun darum, eine erste Struktur zu erstellen. Hierbei sollten diese Dinge nach oben auf die Liste wandern, die Vorrangig gegenüber unwichtigeren Aufgaben haben.
Eine richtige Priorisierung ist der Anfang einer jeden guten Struktur. Ein Kunde hat beispielsweise immer Vorrang gegenüber einer Weiterbildung. Das klingt zu hart? Das mag sein, doch eine Weiterbildung und das daraus gewonnene Wissen bringt leider nichts, wenn der Kunde abspringt, da ein Termin nicht eingehalten wurde.
Steuerliche Fristen allerdings stehen dagegen über einem Kundenauftrag. Warum das? Ganz einfach: Ein Kunde ist wichtig und wenn dieser Kunde abspringt, dann geht Ihnen Geld verloren. Wenn Sie allerdings steuerliche Fristen verpassen, dann kann es sein, dass Sie dieses verlorene Geld und noch 3x mehr viel dringender benötigen, da das Finanzamt bekanntlich keine Gnade kennt.
Priorisieren Sie daher Ihre Aufgaben, aber erschaffen Sie nicht gleichzeitig eine Sortierung. Prioritäten sind gut, um zu erkennen, in welchem Rahmen Sie eine Aufgabe erledigen müssen. Da sich unser Umfeld und unsere Situationen allerdings stetig ändern, sind fest definierte Reihenfolgen und Uhrzeiten jedoch eher überholt.
3. Finden Sie ein System für erfolgreiches Zeitmanagement
Jeder Mensch ist anders. So gibt es auch unzählige ToDo-Methoden und Systeme, mit denen Sie Ihren Alltag bewältigen können. Die einen lieben klassische ToDo-Listen ganz ohne Schnick-Schnack und schreiben sich diese möglicherweise sogar auf einen Zettel oder in ein Buch.
Wieder andere möchten ohne passende App nicht in den Tag starten und die nächsten setzen dagegen auf Online-Anwendungen, die auf jedem Gerät synchronisiert sind. Auch ich bevorzuge ToDo-Anwendungen, allerdings ein System, das nicht einfach nur in der Theorie funktioniert. Es gibt Methoden, die gelangen nach zehn Aufgaben schon längst an ihre Grenzen, da nur noch ein einziges Chaos herrscht. Wenn Sie allerdings auch mit 30 bis 60 Aufgaben pro Tag zurechtkommen müssen, dann ist es wichtig, dass das System flexibel, umfassend, aber dennoch leicht zu lernen und noch leichter zu handhaben ist.
Ich persönlich arbeite mit einem Mix aus verschiedenen Systemen. Hierfür arbeite ich mit Podio und einer Sortierung nach Labels, diese wiederum unterteilt nach Tätigkeitsfeldern. Dazu eine Priorisierung und weitere Faktoren. In mehr als zehn Jahren Selbstständigkeit hat sich dadurch ein wirklich erprobtes System entwickelt.
4. Pläne für Tage, Wochen, Monate und Jahre
Nicht nur der reine Tagesplan erfreut sich im Zeitmanagement großer Beliebtheit. Ein Blick über den Tellerrand bzw. in dem Fall ein Blick in die Zukunft kann zudem sehr sinnvoll sein.
Planen Sie am besten nicht nur Ihren Tag, sondern auch
- die nächsten Wochen bis Monatsende (das möchte/muss/sollte ich in diesem Monat schaffen)
- die nächsten Monate (das möchte/muss/sollte ich in diesem Quartal schaffen)
- das nächste Jahr (das möchte/muss/sollte ich in diesem Jahr schaffen)
Auf dem Tagesplan verzeichnen Sie alle Ihre Aufgaben, die für den heutigen Tag anstehen. Das betrifft allerdings auch wirklich alle Aufgaben. Einzige Ausnahme: Aufgaben, die weniger als zwei Minuten Zeit kosten, werden direkt erledigt.
Auf dem Wochenplan stehen die Aufgaben, die in dieser Woche fertig werden müssen, sollten oder können. Für die Erledigung dieser Aufgaben zählt auch das Wochenende.
Der Monatsplan umfasst die Aufgaben, die in diesem Monat fertig werden müssen. Das können auch größere Aufgaben sein, wie der Abschluss der Jahresbuchhaltung oder eines neuen Projektes.
Im Jahresplan geht es dagegen eher um langfristige Ziele. Setzen Sie sich diese Ziele nur für sich selbst – still und alleine. Es gibt Ihnen Kraft und auch Motivation, wenn Sie sehen, wie Sie Ihren gesetzten Zielen Stück für Stück, quasi von Tag zu Tag, näherkommen.
5. Und jetzt: Umsetzen
Im fünften und letzten Teil der kurzen Zeitmanagement-Reihe geht es nun um das wichtigste Element aller Tipps: Die Umsetzung!
Keine Planung kann funktionieren, wenn sie nicht umgesetzt wird. Keine Ziele können erreicht werden, wenn die Aufgaben nicht umgesetzt werden. In der Umsetzung liegt die wahre Kraft.
Autorin: Maria Lengemann
Auf www.maria-lengemann.de vermittelt sie ihr Wissen aus zehn Jahren Selbstständigkeit kostenlos durch anwendbare Strategien und Tipps. Dabei steht vor allem die Praxis im Vordergrund, denn theoretisches Wissen gibt es ihrer Meinung nach genug. Ihre Spezialgebiete: Effizienz, Produktivität, Zeit- und Selbstmanagement.
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